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Cómo administrar mejor nuestro tiempo

Escrito por Virginia / 14 de abril de 2009

Una de las frases que más escuchamos últimamente es “no tengo tiempo”, especialmente en los ámbitos profesionales y empresariales. Sumergidos en las presiones propias de la vida laboral y personal tenemos la permanente sensación de “no llegar”, aunque muchas veces no tenemos claro a qué o a dónde queremos llegar…

Algunos consejos para administrar mejor nuestro tiempo

Algunos consejos para administrar mejor nuestro tiempo

Aunque muchas veces no nos damos cuenta, el tiempo es un recurso y su correcta administración es una habilidad estratégica que no todos manejamos adecuadamente. Los que tenemos la suerte de tener un trabajo en el contexto actual, nos metemos en la vorágine de la actividad cotidiana, sin detenernos demasiado a pensar en qué forma estamos administrando nuestro tiempo.

Seguramente, si nos detuviéramos a realizar un análisis del uso que hacemos del tiempo, descubriríamos que no siempre el número de horas dedicadas a una actividad es directamente proporcional a la calidad de la misma, llevándonos a situaciones de ineficiencia o ineficacia. Como sucede con cualquier aspecto de la gestión, para optimizar la gestión del tiempo es necesario trazar una planificación del uso de este recurso.

Algunos lineamientos para optimizar la gestión del tiempo

-Concentrar actividades: establecer horarios fijos para realizar actividades rutinarias (como por ejemplo, llamadas telefónicas)

-Delegar, eliminar y priorizar: si nos detenemos a realizar un listado de todas las actividades que debemos realizar cada día, seguramente descubriremos que muchas de ellas pueden ser delegadas a otras personas o, incluso, eliminadas de nuestro listado. De esta depuración de actividades diarias pueden surgir las auténticas prioridades.

-Conocer los propios ritmos de actividad: hay personas que rinden más por la mañana, otras por la tarde y otras por la noche. Es importante reconocer cuál es el momento del día en que estamos en mejores condiciones para concentrarnos, o cómo influyen nuestros estados de ánimo en nuestra tarea. Este no es un detalle menor, ya que una tarea que se realiza sin la concentración o la disposición suficiente puede llevarnos a cometer errores, y luego deberemos emplear más tiempo en subsanarlos.

-Identificar las causas por las cuales perdemos tiempo: abuso del teléfono, charlas ocasionales en los lugares de trabajo, no usar la agenda, no saber decir que no, son algunas de las causas más habituales por las cuales perdemos el tiempo a lo largo del día.

Buenas prácticas para el uso del tiempo

-Iniciar la jornada dedicando algunos minutos a organizar las tareas de ese día, y finalizarla planificando el día siguiente.

-Aprovechar los periodos de mayor concentración para realizar las tareas más importantes o más complejas.

-Concentrar tareas en períodos fijos y predeterminados.

-Asignar tiempos para la realización de cada tarea y evaluar si la realización de la misma se pudo cumplir en el plazo estipulado.

-Dejar un margen de tiempo para los imprevistos.

-Utilizar una agenda para planificar el uso del tiempo por escrito.

-Revisar la agenda; lo que está escrito, está para cumplirse.

En síntesis:

El mal uso de nuestro tiempo puede llevarnos a cuadros severos de estrés y ansiedad. Entonces, es una buena idea tomarnos el tiempo necesario para planificar el uso correcto del tiempo.

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